Klaag tijdig, duidelijk en schriftelijk!

Inleiding

Een schuldeiser moet controleren of een door de schuldenaar geleverde prestatie beantwoordt aan de overeenkomst. Meent de schuldeiser dat prestatie een gebrek vertoont, dan moet hij binnen bekwame tijd protesteren bij de schuldenaar. Dit is de zogenaamde klachtplicht. De algemene klachtplicht geldt voor alle prestaties, zoals de bouw van een kantoorpand, het verrichten van onderhoud of het geven van advies. De wet bevat ook een specifieke klachtplicht ten aanzien van de koop van zaken.

De klachtplicht heeft betrekking op de situatie dat de schuldenaar zijn verplichting niet correct nakomt. Er moet derhalve sprake zijn van een gebrek in de prestatie. Bijvoorbeeld, de schuldenaar levert acht in plaats van tien kubieke meter zand of levert een machine zonder een eigenschap die partijen waren overeengekomen.

De klachtplicht bestaat uit een onderzoeksplicht en een mededelingsplicht. Voor beide plichten geldt een bepaalde termijn. Die verschilt van geval tot geval.

De schuldeiser is gehouden om met een bepaalde voortvarendheid te onderzoeken of de prestatie of het gekochte beantwoordt aan de overeenkomst. Of de schuldeiser voortvarend genoeg heeft gehandeld, hangt af van de omstandigheden van het geval, zoals de aard en de waarneembaarheid van het gebrek, de wijze waarop het gebrek is ontdekt, de deskundigheid van de schuldeiser, de onderlinge verhouding tussen partijen, de aard van het gekochte, de mededelingen van de schuldenaar en de ingewikkeldheid van het onderzoek.

Vervolgens is de schuldeiser in het kader van de mededelingsplicht gehouden om binnen bekwame tijd te klagen over het gebrek. Of tijdig is geklaagd, wordt beoordeeld aan de hand van een afweging van de belangen van de schuldeiser en die van de schuldenaar. Daarbij spelen alle omstandigheden van het geval een rol, zoals de ernst van het gebrek. Lijdt de schuldenaar geen nadeel door de (te) lange klachttermijn, dan zal de schuldeiser eenvoudig aan de klachtplicht hebben voldaan.

De navolgende recente uitspraak van de rechtbank Roermond (9 mei 2018, ECLI:NL:RBLIM:2018:4294) is een goede illustratie van één en ander.

De uitspraak d.d. 9 mei 2018

Roto vordert in deze procedure betaling van een viertal facturen die in drie gevallen zien op de verkoop en levering van tanks (facturen van 30 juli 2015, 11 september 2015 en 14 september 2015) en in één geval betreft het een mini filter set (factuur van 17 augustus 2015).

Op deze facturen heeft Roto telkens vermeld: “Reclamations and claims are accepted in 8 days after delivery.” Uit de facturen blijkt voorts dat Roto een betalingstermijn hanteert van 30 dagen.

Tankgigant heeft de facturen niet binnen de hiervoor genoemde betalingstermijn voldaan. Tankgigant stelt zich op het standpunt dat de geleverde tanks non-conform zijn en zij beroept zich op opschorting en/of verrekening.

De facturen van Roto zien op leveringen die hebben plaatsgevonden in de tweede helft van 2015. Uit het door Tankgigant gevoerde verweer blijkt naar het oordeel van de kantonrechter niet dat het verweer van Tankgigant zich specifiek richt tegen de in het geding zijnde facturen: Tankgigant stelt in algemene bewoordingen dat de kwaliteit van de door Roto geleverde producten sterk te wensen over laat. Daarnaast stelt Tankgigant dat zij haar klachten meermaals aan Roto kenbaar heeft gemaakt en zij verwijt Roto dat zij niet voor een passende oplossing heeft gezorgd. Tankgigant verwijst daarbij met name naar haar e-mailbericht van 5 januari 2016 aan Roto. In dit e-mailbericht maakt Tankgigant melding van eerder verstuurde e-mails aan Roto. Roto van haar kant geeft aan niet bekend te zijn met eerdere e-mailwisselingen. Ook in het e-mailbericht van 5 januari 2016 geeft Tankgigant niet aan welke levering niet in orde is. Tankgigant stelt enkel dat er diverse tanks zijn met problemen.

Uit één en ander blijkt naar het oordeel van de kantonrechter niet althans in onvoldoende mate, dat Tankgigant tijdig haar ongenoegen omtrent het geleverde heeft kenbaar gemaakt. De stelling van Tankgigant dat zij reeds in 2013 en 2015 Roto op de hoogte heeft gesteld van klachten met betrekking tot de door Roto geleverde tanks wordt in het geheel niet onderbouwd. De telefoongesprekken waar Tankgigant naar verwijst zijn bij Roto niet bekend. De kantonrechter houdt het er dan ook voor dat Tankgigant voor het eerst pas op 5 januari 2016 klaagt, waarbij dan ook nog niet duidelijk is dat Tankgigant bezwaar maakt tegen de facturen van juli, augustus en september 2015. In ieder geval staat vast dat Tankgigant niet binnen de gestelde klachttermijn van 8 dagen heeft geklaagd. Bovendien blijkt niet dat Tankgigant Roto in gebreke heeft gesteld en de mogelijkheid heeft geboden tot herstel.

Resumerend komt de kantonrechter tot de slotsom dat de verwijten die Tankgigant aan het adres van Roto maakt niet dan wel in onvoldoende mate zijn komen vast te staan. Tankgigant heeft daarnaast niet binnen bekwame tijd gereclameerd en Roto onvoldoende in de gelegenheid gesteld eventuele gebreken te herstellen. Nu er geen sprake is van wanprestatie aan de kant van Roto en Tankgigant daarnaast geen opschortingsrecht toekomt, wijst de kantonrechter de vordering van Roto toe.

Advies voor de praktijk

Hoewel de schuldeiser vormvrij kan klagen, moet hij wel kunnen aantonen dat hij tijdig heeft geklaagd. De schuldeiser doet er dus goed aan om schriftelijk te klagen. Bij grote belangen verdient het aanbeveling om de brief aangetekend of bij deurwaardersexploot te verzenden. In de klacht moet de schuldeiser duidelijk maken wat de aard en de omvang van het gebrek is. De enkele stelling dat het gekochte of de prestatie gebrekkig is, is onvoldoende. De ratio is namelijk dat het voor de schuldenaar duidelijk moet zijn om welk specifiek gebrek het gaat.

Om te voorkomen dat discussie ontstaat over de lengte van de klachttermijn zullen professionele partijen vaak contractueel afwijken van de wettelijke regeling. Zo kunnen professionele partijen bijvoorbeeld in beginsel afspreken dat het gekochte direct na aflevering moet worden onderzocht en dat in geval van een gebrek vervolgens binnen zeven dagen schriftelijk geklaagd dient te worden.

Klaagt de schuldeiser niet of niet tijdig, dan vervallen in beginsel al zijn rechten die gebaseerd op de stelling dat de prestatie of het gekochte niet beantwoordt aan de overeenkomst. Dit houdt in dat de schuldeiser alsdan onder andere geen recht meer heeft op nakoming (bijvoorbeeld in de vorm van herstel van het gebrek) of schadevergoeding.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of heeft u andere ondernemingsrechtelijke vragen, neemt u dan gerust vrijblijvend contact op met Marc Janssen of andere leden van de sectie ondernemingsrecht.