Let op Werkgevers: De Implementatie van ‘de Werkkostenregeling’ Staat Voor de Deur

Werkgevers hebben de mogelijkheid om hun werknemers ‘vergoedingen en verstrekkingen’ te geven die fiscaal voordelig zijn. Hierbij kun je denken aan een reiskostenvergoeding, een fiets, kerstpakketten, personeelsfeestjes, een vaste onkostenvergoeding, enzovoort. Op dit moment zijn er veel verschillende categorieën van vergoedingen en verstrekkingen, elk met hun eigen fiscale regels. Vanaf 1 januari a.s. echter, gaan de bestaande regels drastisch veranderen met de invoering van de zogeheten ‘werkkostenregeling’. Dit kan voor jou als werkgever ook arbeidsrechtelijke gevolgen hebben.

De ‘werkkostenregeling’, kort samengevat, betekent dat werkgevers op jaarbasis maximaal 1,4% van hun totale fiscale loonsom mogen besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Als een werkgever meer dan dit percentage uitgeeft aan vergoedingen en verstrekkingen, wordt het overschot belast met een eindheffing van maar liefst 80%.

Naast de zogenaamde ‘vrije ruimte’, zijn er enkele gerichte vrijstellingen, bijvoorbeeld voor reiskosten, tijdelijke verblijfskosten, cursuskosten, studiekosten en outplacement. Echter, voor deze vrijstellingen gelden specifieke regels waaraan de werkgever moet voldoen. Bovendien zullen sommige posten anders gewaardeerd worden dan hun waarde in de economie, bijvoorbeeld literatuur voor het werk, de inrichting van de werkplek op kantoor (maar niet thuis), en werkkleding.

Het doel van de werkkostenregeling is om de administratieve lasten voor werkgevers te verlagen. Werkgevers hoeven niet langer op individuele basis belasting te heffen over vergoedingen en verstrekkingen. In plaats daarvan kunnen ze de uitgaven op organisatieniveau verantwoorden (met uitzondering van de gerichte vrijstellingen).

Hoewel de werkkostenregeling al vanaf 1 januari a.s. van kracht is, is er wel een overgangsregeling. Tot en met 2013 mag de werkgever elk jaar kiezen voor het huidige fiscale systeem van vergoedingen en verstrekkingen of voor de werkkostenregeling.

Echter, de werkkostenregeling heeft aanzienlijke fiscale gevolgen. Daar moet je als werkgever rekening mee houden. Mogelijk moet je jouw arbeidsvoorwaardenpakket aanpassen om te voorkomen dat jouw werkgeverskosten stijgen. Dit kan invloed hebben op individuele arbeidsovereenkomsten, het personeelshandboek of een CAO.

Het is daarom raadzaam om dit proces ruim op tijd voor te bereiden. Bekijk je huidige arbeidsvoorwaarden en bereken of de werkkostenregeling voordelig is voor jou. Zo weet je of, en zo ja wanneer, je misschien moet overwegen om de arbeidsvoorwaarden te herzien.

Als je vragen hebt of advies nodig hebt over de arbeidsrechtelijke aspecten van het wijzigen van arbeidsvoorwaarden, neem dan gerust contact met ons op.